Een vertrekkende medewerker is goud waard

Ik raad altijd iedere organisatie aan om in de week van zijn laatste werkdag een exitgesprek te voeren met de vertrekkende medewerker. Deze gesprekken leveren vaak waardevolle informatie op waar de organisatie van kan leren.

Want áls er al een moment is waarop de medewerker open en eerlijk over zijn ervaringen en problemen binnen de organisatie wil vertellen, dan is het wel bij zijn vertrek. Hij heeft niets meer te verliezen bij kritiek op zijn leidinggevende of collega’s, dus de medewerker is meer dan ooit bereid zijn hart te luchten. Zijn beleving van de werksfeer, de onderlinge verhoudingen en het beleid is uiterst waardevolle feedback uit eerste hand.

Zeker als er een patroon uit de klachten of opmerkingen valt op te maken – kan HR informatie uit deze gesprekken gebruiken om haar eigen beleid bij te sturen. Klagen veel vertrekkers bijvoorbeeld over de sfeer of een gebrek aan vrijheid in hun werk? Dan kan het zijn dat er iets schort aan de stijl van leidinggeven of de bedrijfscultuur. Is stress een veelgehoorde klacht tijdens het exitgesprek? Dan kan het zijn dat de werkdruk te hoog is of de werk/privé-balans verstoord. Zijn mensen ontevreden over de beloning? Misschien moet er gesleuteld worden aan de (secundaire) arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden. Lopen medewerkers om dezelfde reden vast?

Zeggen meerdere nieuwe krachten na een half jaar weer op? Neem dan de vacatures voor die functies eens onder de loep. Zijn er verkeerde verwachtingen gewekt, moeten de selectiecriteria aangescherpt of het inwerkprogramma aangepast?
Het exitgesprek biedt HR daarnaast de kans om te toetsen hoe het staat met de aantrekkelijkheid van het bedrijf als werkgever en de positie op de arbeidsmarkt. Krijgt de vertrekkende medewerker dezelfde functie bij concurrent X? Houdt die functie hetzelfde in? Gaat hij meer verdienen?

De HR-manager is de aangewezen persoon om deze gesprekken te houden. De kans dat de direct leidinggevende betrouwbare, nuttige informatie uit het eindgesprek haalt, is klein. Niet zelden is de manager namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van de medewerker. Die zal dit niet recht in het gezicht van zijn baas zeggen, laat staan dat de manager deze informatie zou doorgeven aan HR.

Een exitgesprek voeren vergt een goede voorbereiding, het juiste moment moet worden gekozen en bij iedere vertrekkende medewerker is een exitgesprek waardevol.Besef wel dat medewerking op vrijwillige basis moet zijn. Verplichten is zinloos, want de medewerker kan natuurlijk gewoon weigeren bepaalde vragen te beantwoorden.

Het is belangrijk relevante informatie en kritiek snel terug te koppelen naar de direct leidinggevende(n). Via een evaluatiegesprek met de manager krijg je als HR-manager een beter, genuanceerder beeld van de situatie en wellicht kun je verbeterpunten aandragen waar de leidinggevende of het team iets aan heeft.

Wat absoluut niet mag, is informatie uit exitgesprekken meenemen in functie- en beoordelingsgesprekken van anderen. De p&o’er die dit instrument daar wel voor gebruikt, zal vroeg of laat op wantrouwen stuiten. In plaats van een signaal naar alle medewerkers dat er naar hen geluisterd wordt, bestaat het gevaar dat het exitgesprek dan wordt gezien als veredelde ‘kliklijn’ waar de vertrekkende medewerker nog eens flink kan natrappen en zijn collega’s in diskrediet kan brengen.

Voor degene die het exitgesprek afneemt, is het de kunst om de ware reden voor het vertrek te achterhalen tijdens het exitgesprek. Waarom verlaten medewerkers nou echt uw organisatie? ‘Ik was toe aan een nieuwe uitdaging’ is meestal de eerste reactie. Maar daarachter gaan altijd andere overwegingen schuil. Niemand gaat zomaar op zoek naar een nieuwe baan. Veelgebruikte gesprekstechnieken om de ware vertrekredenen boven tafel te krijgen, zijn doorvragen (kan hij een voorbeeld geven?; waarom was die situatie zo lastig?) en laten ‘leeglopen’ (zijn er nog meer dingen die hij erover kwijt wil?; hoe is dat – denkt hij – ontstaan?).
Overigens is een vragenlijst met multiplechoice-antwoorden ook een geijkte methode om informatie los te krijgen. Door slechts drie keuzemogelijkheden te geven (goed, voldoende, slecht) op de vraag hoe de samenwerking op de afdeling was, wordt de vertrekker ertoe gedwongen een oordeel te geven. Een combinatie van gesloten vragen met behulp van een standaard vragenlijst en aanvullende open vragen levert in de regel de beste informatie op.

En last but not least:  Neem plezierig afscheid
Probeer een medewerker die zijn baan heeft opgezegd niet alsnog over te halen om te blijven; de kans hierop is nihil. Stuur liever aan op een goede beëindiging van de samenwerking. Het exitgesprek kan daar een belangrijke rol bij spelen, mits de HR-manager zich houdt aan deze vuistregel: ga niet in discussie, zorg voor een neutrale sfeer en sluit positief af. Want het gaat tijdens dit gesprek om de beleving van de medewerker. Achteraf kun je daar de relevante informatie uitpikken, die vervolgens bespreken met leidinggevenden en eventueel maatregelen nemen.

Sluit het exitgesprek positief af. ‘Als je terugkijkt, waaraan denk je dan met plezier terug?’ is een heel goede laatste vraag. Bedank de vertrekkende medewerker voor zijn (jarenlange) inzet en het openhartige gesprek. Wens hem of haar oprecht succes en hopelijk tot ziens. Want wie een medewerker met een goed gevoel laat gaan, ziet hem of haar wellicht ooit weer terug.